Politique de confidentialité

Version 2 · En vigueur le 19 octobre 2026

Statut : ébauche, non révisée par un avocat.

1. Qui nous sommes

KeepNote est fait par AI Eh By Solutions, Terre-Neuve-et-Labrador, Canada. Nous sommes responsables des renseignements personnels décrits ici.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels (Privacy Officer) est la personne chargée de protéger les renseignements personnels (y compris au sens de la Loi 25 du Québec). Écrivez-lui à privacy@ai-eh-by.ca. Pour de l’aide avec les applications, écrivez à support@ai-eh-by.ca.

KeepNote est un logiciel privé utilisé par un petit groupe de personnes invitées. Cette politique couvre chacune de ses parties :

• Ce site Web (keepnote.ai-eh-by.ca).
• L’application Web (app.keepnote.ai-eh-by.ca).
• L’application Android, l’application iPhone (avec son application Apple Watch et ses widgets) et l’application de bureau pour macOS et Windows.
• Le service de synchronisation, qui garde vos appareils à jour entre eux, sert les liens de partage et ces pages.
• Le connecteur Claude, qui permet à Claude de lire vos conversations quand vous le connectez.
• Votre serveur d’IA et son relais, quand vous utilisez « My AI server » pour les transcriptions et les notes.

KeepNote fonctionne avec le pendentif Fieldy, un appareil d’enregistrement fait par une autre entreprise. Nous ne sommes pas le fabricant du pendentif; son application et son nuage ne sont pas couverts par cette politique.

2. Ce que nous recueillons

Compte

Si vous vous connectez à la synchronisation : votre adresse courriel, le mode de connexion (Google, Apple ou courriel et mot de passe), une empreinte (hachage) du mot de passe si vous en utilisez un, et les heures de connexion. Vous pouvez utiliser les applications Android, iPhone et de bureau sans compte; rien de ce qui est indiqué « synchronisé » ci-dessous ne quitte alors votre appareil.

Votre contenu

• Enregistrements : le son du pendentif, de votre téléphone, de votre Apple Watch ou de votre ordinateur (micro et, sur l’ordinateur, le son de l’ordinateur lui-même si vous le permettez).
• Conversations : transcriptions, étiquettes et noms des locuteurs, résumés, tâches, signets, titres, modèles, noms et termes que vous ajoutez, et vos questions et réponses Ask.
• Voix : les échantillons de voix que vous enregistrez pour un profil de locuteur et les empreintes vocales (listes de nombres) qui en sont tirées, servant à reconnaître ce locuteur dans des enregistrements ultérieurs. Ce sont des renseignements biométriques; c’est facultatif.
• Étiquettes de lieu (facultatives, désactivées jusqu’à ce que vous les activiez) : où une conversation a commencé et fini, et le nom du lieu.
• Renseignements d’agenda (facultatifs) : le titre, l’heure et les participants de l’événement en cours pendant un enregistrement.
• Noms de contacts (facultatifs) : des noms tirés de vos contacts, utilisés seulement pour bien écrire les noms.

Appareils et utilisation

• Appareils : nom, modèle, version de l’application et du système, heures de connexion, et ville, région et pays approximatifs de l’adresse d’où l’appareil se connecte (fournis par le réseau de notre hébergeur), affichés dans Settings → Sync → Devices.
• Activité : un journal de ce qui a changé dans votre compte (quel appareil, quel élément, quels champs), sans le contenu.
• Notifications : l’adresse de notification de chaque appareil ou navigateur où vous les activez.
• Journaux techniques : adresse IP, heure et requête, conservés pour la sécurité.
• Pendentif : l’adresse Bluetooth, la batterie, la version du micrologiciel et l’état du pendentif. Ils restent sur votre appareil.

Ce site Web

Ce site Web ne dépose aucun témoin (cookie) et n’utilise aucun outil d’analyse. Votre choix de thème clair ou sombre est gardé dans votre propre navigateur. Quand vous envoyez le formulaire de contact, de soutien ou de suppression, nous recevons et conservons votre nom, votre adresse courriel, le sujet et votre message, ainsi qu’un journal du courriel qui nous le livre.

Les applications : autorisations demandées et pourquoi

• Micro (toutes les applications) : pour enregistrer quand vous appuyez sur Enregistrer ou activez l’écoute Always On.
• Bluetooth / Appareils à proximité (Android, iPhone) : pour se connecter à votre pendentif.
• Notifications (toutes les applications) : état de l’enregistrement, notes prêtes, rappels de tâches.
• Localisation (Android, iPhone, ordinateur, application Web; seulement si vous activez les étiquettes de lieu) : pour associer un lieu aux conversations.
• Agenda (Android READ_CALENDAR, Calendriers sur iPhone et macOS) : pour relier un enregistrement à l’événement en cours, et utiliser les titres d’événements et les noms des participants pour bien écrire les noms. L’agenda est seulement lu, jamais modifié.
• Contacts (Android READ_CONTACTS, Contacts sur iPhone; facultatif) : pour bien écrire les noms dans les transcriptions.
• Reconnaissance vocale (iPhone, Android) : pour la transcription en direct sur l’appareil.
• Réseau local (iPhone) : pour joindre votre propre serveur d’IA.
• Enregistrement de l’écran et du son du système (macOS) et son de l’ordinateur (Windows) : pour enregistrer l’autre côté d’un appel sur l’ordinateur.
• Activité en arrière-plan (Android, iPhone, Apple Watch) : pour continuer d’enregistrer et rester connecté au pendentif.

3. Pourquoi nous les utilisons, et ce que nous ne faisons jamais

Nous utilisons vos renseignements pour enregistrer, transcrire et résumer vos conversations; garder vos appareils à jour; offrir les fonctions d’agenda, de tâches et de rappels que vous activez; envoyer les notifications que vous demandez; répondre aux questions Ask; servir les liens de partage que vous créez; répondre aux demandes de soutien; et protéger le service.

Nous ne vendons jamais vos renseignements, ne les utilisons jamais pour la publicité ni pour vous suivre sur d’autres sites ou applications, et n’utilisons jamais votre contenu pour entraîner des modèles d’IA. Les fournisseurs d’IA que vous choisissez traitent votre contenu pour vous donner le résultat; leurs propres conditions disent s’ils le conservent.

4. Consentement et vos choix

Ces fonctions sont désactivées jusqu’à ce que vous les activiez, et vous pouvez les désactiver à nouveau dans Settings : synchronisation et compte, synchronisation des enregistrements, étiquettes de lieu, inclusion du lieu dans les requêtes d’IA, échantillons de voix, agenda, contacts, Google Agenda et Tâches, notifications sur chaque appareil, connecteur Claude, liens de partage, et chaque fournisseur d’IA.

Avant votre premier enregistrement, chaque application vous demande de confirmer que vous obtiendrez le consentement des personnes que vous enregistrez. Désactiver une fonction arrête la collecte; pour retirer ce qui a déjà été recueilli, supprimez-le (section 10).

5. Avec qui nous les partageons

Nous partageons des renseignements seulement avec les fournisseurs de services ci-dessous, et seulement ce dont chacun a besoin. Ils agissent pour nous ou pour vous, selon leurs propres conditions de sécurité et de confidentialité.

Toujours, quand vous utilisez la synchronisation, l’application Web ou ce site Web

• Google Cloud (Google LLC) : héberge le service de synchronisation, sa base de données, le stockage des enregistrements, les sauvegardes, les journaux et les secrets à Montréal, Canada; Firebase Hosting sert ce site Web et l’application Web partout dans le monde.
• Google Identity Platform (Google LLC) : comptes et connexion, et les courriels de connexion qu’il envoie (vérifier votre adresse, réinitialiser votre mot de passe). Il peut traiter des données hors du Canada.
• Google Fonts (Google LLC) : les pages du service de synchronisation (liens de partage, ces pages ouvertes depuis les applications) et la page de connexion du connecteur Claude chargent des polices de Google, qui reçoit votre adresse IP.

Quand vous choisissez de les utiliser

• Se connecter avec Google (Google LLC) et Se connecter avec Apple (Apple Inc.) : votre demande de connexion; ils renvoient votre adresse courriel.
• Google Agenda et Google Tâches (Google LLC), si vous connectez un compte Google : voir la section 13.
• Services de notifications : voir la section 13.
• Le fournisseur d’IA que vous choisissez pour les transcriptions, les notes et Ask, qui reçoit le son ou le texte qu’il traite et, si vous l’avez permis, les détails de l’événement et du lieu :
  • My AI server : notre propre serveur d’IA, dans les locaux du propriétaire au Canada. Hors de ce réseau, les requêtes passent par un relais sur Google Compute Engine (Google LLC) en Caroline du Sud, aux États-Unis (us-east1).
  • Claude (your subscription) : le texte envoyé par My AI server à Anthropic (Anthropic PBC, États-Unis).
  • OpenAI (OpenAI, États-Unis), Deepgram (Deepgram, États-Unis), Baseten (Baseten, États-Unis), Anthropic (Anthropic PBC, États-Unis) pour Ask dans l’application Web, ou un fournisseur personnalisé à une adresse que vous entrez : avec votre propre compte et votre propre clé chez ce fournisseur.
  • Sur l’appareil : rien ne quitte votre appareil.
  • Dans l’application Web, le service de synchronisation relaie ces appels pour vous (il ne garde ni le son ni le texte; il garde votre clé de fournisseur, chiffrée).
• Reconnaissance vocale de votre système : la transcription en direct utilise la reconnaissance sur l’appareil (Android, Apple). Dans l’application Web, la reconnaissance vocale de votre navigateur est utilisée; certains navigateurs (par exemple Google Chrome) envoient alors le son à l’éditeur du navigateur; choisissez « On device » pour l’éviter. La saisie vocale d’Ask sur Android peut utiliser le service vocal de Google si aucun modèle sur l’appareil n’est installé.
• Noms de lieux : quand les étiquettes de lieu sont activées, les coordonnées sont transformées en nom de lieu par Google (Android), Apple (iPhone et macOS) ou le service Nominatim de la Fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni; application Web). Windows utilise le service de localisation de Microsoft pour la position.
• Flux d’agenda (application Web) : le service de synchronisation récupère l’adresse d’agenda (ICS) que vous ajoutez auprès du fournisseur qui la publie.
• Claude (Anthropic PBC, États-Unis), si vous connectez le connecteur Claude : les conversations, tâches et personnes que Claude demande pendant que vous l’utilisez dans votre compte Claude.
• Fieldy (le fabricant du pendentif), si vous vous connectez à votre compte Fieldy dans Settings → Firmware : votre adresse courriel, le code de connexion et la révision matérielle du pendentif, pour télécharger le micrologiciel.
• Hugging Face (États-Unis) : l’application Android télécharge son modèle de langue sur l’appareil depuis Hugging Face, qui reçoit votre adresse IP; aucun contenu n’est envoyé.
• Google Workspace / Gmail API (Google LLC) : livre à notre boîte de réception les messages que vous envoyez avec les formulaires de contact, de soutien et de suppression du site Web, avec votre nom, votre adresse courriel et votre message. Chaque envoi et le journal de son courriel sont aussi conservés dans notre base de données des formulaires sur Google Cloud à Montréal.
• Cloudflare Turnstile (Cloudflare, États-Unis) ou Google reCAPTCHA (Google LLC), seulement si nous activons une vérification antipourriel sur les formulaires du site : votre adresse IP et des signaux du navigateur.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements quand la loi l’exige. Nous vous informons d’une telle demande, sauf si cela nous est interdit.

Les personnes avec qui vous partagez

Toute personne qui a un lien de partage que vous avez créé voit les parties choisies (résumé, tâches, transcription, enregistrement) jusqu’à ce que vous le révoquiez ou qu’il expire. Les liens de partage sont publics pour quiconque les possède.

6. Où vos données sont stockées, et transferts hors du Canada

Les données synchronisées, les enregistrements, les sauvegardes et les journaux sont stockés sur Google Cloud à Montréal, Canada (northamerica-northeast1), et les données de connexion du connecteur Claude dans la même région. Votre serveur d’IA est au Canada. Tout le reste sur vos appareils reste sur vos appareils.

Certains fournisseurs de la section 5 traitent des renseignements hors du Canada et hors du Québec, surtout aux États-Unis : Google Identity Platform, le réseau mondial de Firebase Hosting, le relais d’IA, les services de notifications, les fournisseurs de connexion, et tout fournisseur d’IA, service de noms de lieux ou connecteur que vous choisissez. Avant d’utiliser un fournisseur, nous avons évalué qu’il protège les renseignements par le chiffrement en transit, des contrôles d’accès et des engagements contractuels. Les renseignements hors du Canada sont soumis aux lois de ce pays, y compris l’accès par ses autorités.

7. Combien de temps nous les gardons

8. Témoins et stockage sur votre appareil

Ce site Web : keepnote.theme dans le stockage local de votre navigateur (votre choix de thème), retiré quand vous choisissez « Système » ; un choix enregistré auparavant sous site-theme y est déplacé et l’ancienne clé est retirée.

L’application Web :

• Témoin __session : votre connexion (HttpOnly, 14 jours), retiré à la déconnexion.
• Stockage local : keepnote.theme (thème), keepnote.local (réglages d’enregistrement et de notes de ce navigateur), keepnote.deviceId (l’identifiant de ce navigateur dans votre liste d’appareils), keepnote.install-dismissed (vous avez fermé le conseil d’installation), keepnote.recording-consent (votre consentement à l’enregistrement et sa version), keepnote.auth.lastProvider (le dernier mode de connexion utilisé, affiché « Last used »; retiré à la suppression du compte).
• Stockage de session : keepnote.signedInAt, keepnote.after-signin (la page où revenir) et keepnote.auth.link (un mode de connexion en attente d’être lié à votre compte), effacés à la fermeture de l’onglet ou à la déconnexion.
• Les fichiers hors ligne de l’application (Cache Storage keepnote-web-…), remplacés à chaque mise à jour.

Les applications Android, iPhone et de bureau gardent vos enregistrements, conversations, voix, réglages et sauvegardes dans leur propre stockage sur l’appareil (bases de données keepnote.db et sync.db, réglages keepnote et keepnote-sync), et les clés dans le stockage sécurisé du système (Android Keystore, Apple Keychain). Vous déconnecter de la synchronisation garde vos données locales; désinstaller l’application ou les supprimer dans l’application les retire. Les sauvegardes que vous exportez sont des fichiers que vous contrôlez.

La page de connexion du connecteur Claude utilise un témoin __session pendant 10 minutes, le temps de vous connecter.

9. Vos droits

Vous pouvez demander à voir, corriger ou obtenir une copie de vos renseignements, retirer un consentement, ou les faire supprimer. Vous pouvez faire la plupart de ces choses vous-même : exportation et sauvegarde dans Settings → Backup, modification dans l’application, suppression dans Settings → Sync → Delete account. Pour le reste, écrivez à notre Privacy Officer à privacy@ai-eh-by.ca. Nous répondons dans les 30 jours.

Vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, si vous habitez au Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

10. Supprimer votre compte

Dans toute application : Settings → Sync → Delete account supprime d’un coup votre compte et tout ce qui est synchronisé (conversations, enregistrements, tâches, voix, liens de partage, appareils, connexion Google et journal d’activité). Sans l’application, utilisez la page de suppression : nous supprimons dans les 30 jours et confirmons par courriel. Les sauvegardes qui contiennent encore vos données expirent dans les 30 jours. Les données sur vos propres appareils restent jusqu’à ce que vous les y supprimiez.

11. Sécurité, atteintes et risques

Les renseignements sont chiffrés en transit et au repos. Les clés de fournisseurs, les adresses d’agenda et la connexion Google sont en plus chiffrées avec une clé que seul le service de synchronisation peut utiliser. L’accès est limité aux personnes qui exploitent le service.

Si un incident de confidentialité présente un risque réel de préjudice grave, nous en avisons le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d’accès à l’information du Québec s’il y a lieu, et les personnes concernées, et nous tenons un registre de chaque incident.

Les enregistrements et les empreintes vocales sont sensibles. Toute personne qui a votre appareil déverrouillé, vos fichiers de sauvegarde ou un lien de partage peut voir ce qu’ils contiennent.

12. Enfants

KeepNote s’adresse aux personnes de 14 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des enfants de moins de 14 ans. Si vous pensez qu’un enfant de moins de 14 ans a un compte, écrivez à privacy@ai-eh-by.ca et nous le supprimerons.

13. Fonctions qui ont leurs propres règles

Son, consentement à l’enregistrement et voix

Enregistrer des personnes peut exiger leur consentement selon la loi. Vous en êtes responsable; chaque application vous le rappelle avant votre premier enregistrement. Les échantillons et empreintes vocales sont des renseignements biométriques : ils ne sont créés que si vous enregistrez un échantillon ou choisissez « Remember this voice », servent seulement à suggérer des noms de locuteurs dans vos propres enregistrements, ne servent jamais à identifier quelqu’un d’autre, et sont supprimés avec le profil de locuteur ou votre compte.

Fonctions d’IA

Les transcriptions, résumés, tâches, corrections de noms et réponses Ask sont faits par le fournisseur d’IA que vous choisissez (section 5). Avec le traitement « Hybrid », les enregistrements courts sont traités sur l’appareil et les plus longs par votre serveur d’IA. Les enregistrements marqués « Skipped (not noteworthy) » ne sont envoyés nulle part tant que vous ne choisissez pas « Process anyway ». Les résultats de l’IA peuvent être faux.

Notifications

Quand vous activez les notifications, votre appareil ou votre navigateur nous donne une adresse de notification et nous envoyons les notifications par son service : Firebase Cloud Messaging (Google LLC) pour Android, iPhone et Chrome, Apple Push Notification service (Apple Inc.) pour iPhone et Apple Watch (Firebase Cloud Messaging lui transmet les notifications de l’iPhone) et pour Safari, le service de notifications de Mozilla pour Firefox, et le service de notifications de Microsoft (Windows Push Notification Services) pour Edge. Une notification dit seulement ce qui s’est passé (par exemple « Tâche à échéance », ou « Nouvelle note prête » avec le nombre de tâches suggérées), jamais le texte de vos tâches, notes ou conversations, et l’élément qu’elle ouvre. Désactivez-les par appareil dans Settings → Notifications (ou dans les réglages du système ou du navigateur); l’adresse est alors supprimée, et les adresses inutilisées le sont après 60 jours.

Localisation, contacts et agenda sur votre appareil

La localisation n’est utilisée que si vous activez les étiquettes de lieu; le lieu est gardé avec la conversation, synchronisé si vous utilisez la synchronisation, et envoyé à un fournisseur d’IA seulement si vous activez « Include place in AI context ». Les contacts sont lus seulement sur l’appareil et seuls les noms sont utilisés; ils font partie du vocabulaire envoyé avec un enregistrement à votre fournisseur d’IA. Les événements d’agenda sont lus sur l’appareil; le titre et les participants de l’événement lié sont gardés avec la conversation et utilisés comme vocabulaire.

Google Agenda et Google Tâches

Si vous connectez un compte Google (Settings → Calendar → Connect Google Calendar & Tasks), le service de synchronisation garde un jeton d’actualisation Google, chiffré, et votre adresse courriel Google. Avec l’Agenda, il lit votre liste d’agendas et les événements des agendas que vous choisissez, pour les afficher et mettre le titre et les participants d’un événement sur la conversation enregistrée pendant celui-ci; il ne modifie jamais votre agenda. Avec les Tâches, il copie vos tâches dans la liste Google Tasks que vous choisissez et recopie les tâches de cette liste (texte, échéance, fait, supprimé). Portées : calendar.calendarlist.readonly, calendar.events.readonly et tasks. Les données Google servent seulement à ces fonctions, ne sont jamais partagées, vendues, utilisées pour la publicité ou pour entraîner des modèles d’IA, et personne ne les lit sauf si vous nous le demandez pour du soutien ou si la loi l’exige.

L’utilisation et le transfert par KeepNote vers toute autre application des renseignements reçus des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Déconnectez au même endroit (ou supprimez votre compte) et le service révoque son accès chez Google et supprime le jeton; vous pouvez aussi retirer l’accès à myaccount.google.com/permissions.

Le connecteur Claude

Quand vous connectez KeepNote dans Claude, vous vous connectez ici et le connecteur obtient un accès en lecture seule à vos conversations, tâches et personnes synchronisées. Claude ne reçoit que ce qu’il demande pendant que vous l’utilisez, et Anthropic le traite selon les conditions de votre compte Claude. Déconnectez-le dans Claude, ou dans Settings → Sync → Devices, où il apparaît avec vos appareils.

Utilisateurs invités

KeepNote est sur invitation seulement. Les membres de l’équipe qui l’utilisent sont des utilisateurs comme les autres au sens de cette politique.

14. Modifications de cette politique

Quand nous modifions cette politique, nous mettons à jour la version et la date en haut. Pour une modification qui touche l’utilisation de vos renseignements, les applications vous demandent d’accepter la nouvelle version avant de continuer à utiliser la synchronisation.

15. Contact

Privacy Officer : privacy@ai-eh-by.ca. Soutien : support@ai-eh-by.ca.